Interview met Forbo

Een bewuste keuze voor een ander profiel

Toon besloot het profiel voor de functie aan te passen. Hij zocht een ervaren HR-directeur met een academische achtergrond, ervaring binnen industriële bedrijven en kennis van cao-onderhandelingen.

Petra sloot daar goed op aan. “Petra had ook ervaring bij verschillende industriële bedrijven en ook ervaring met cao-onderhandelingen en dergelijke,” vertelt Toon. “Dus voor mij was dat een goed profiel.”

Voor de werving koos Toon opnieuw voor Habilis. De bestaande relatie met Peter-Paul en de eerdere succesvolle samenwerkingen zorgden voor vertrouwen. Tijdens de procedure werden verschillende kandidaten gesproken. Toon besloot ook Petra aan de eerste gespreksronde toe te voegen. Na de gesprekken werd zijn eerste gevoel bevestigd. “Daar kan ik mee werken en die persoon kan ook met mij werken. Samen kun je dan in feite succesvolle dingen doen.”

Snel vertrouwen dankzij branchekennis

Doordat Petra al bekend was met de maakindustrie, vond zij relatief snel haar plek binnen Forbo. Ze kende de dynamiek van een productieomgeving en had ervaring met cao’s en arbeidsvoorwaarden.

“Ik kende de maakindustrie natuurlijk al, dus ik kreeg vrij snel vertrouwen van collega’s. Ze geloofden erin dat er iemand aangenomen was die de branche begreep.”

Tegelijkertijd betekende haar nieuwe functie een duidelijke schaalvergroting. Binnen Nederland werken ongeveer 1.100 medewerkers voor Forbo en het Nederlandse HR-team bestaat uit acht à negen mensen.

Toon zag eveneens dat Petra snel haar plaats binnen de organisatie vond. Hoewel zijn verwachtingen vooraf hoog waren, speelde de ervaring met eerdere aanstellingen nog wel mee. “Als je dus een slechte ervaring hebt gehad, kijk je natuurlijk ook eerder de kat uit de boom,” legt hij uit. “Maar zij won al vrij snel mijn vertrouwen.”

Volgens Toon zit Petra’s kracht in de combinatie van verschillende eigenschappen. “Ze is heel rustig. Ook gewoon zakelijk en met een mix van empathie.”

Elkaar aanvullen in de samenwerking

Juist die empathische en rustige aanpak vormt volgens Toon een goede aanvulling op zijn eigen manier van werken. “Ik wil niet zeggen dat ik niet empathisch ben, maar wel minder,” zegt hij. “Zij vult me daar ook in aan.”

Die complementariteit komt bijvoorbeeld naar voren tijdens de onderhandelingen met vakbonden. Toon is daarin doorgaans directer, terwijl Petra meer ruimte geeft aan het gesprek en het onderlinge begrip. “Als je dan bijvoorbeeld onderhandelt met vakbonden, kan ik een beetje de bad cop spelen en zij wat meer begripvol,” vertelt Toon. “Zo kun je dan samen optrekken.”

Ook Petra ervaart dat zij en Toon elkaar goed aanvullen. “De samenwerking met Toon gaat erg goed. Het is hard werken, maar samen vullen we elkaar heel goed aan.” Naast de professionele samenwerking is er ruimte voor een informelere kant. “Het is altijd professioneel, maar soms is er ook ruimte om daaruit te stappen en samen te lachen.”

Een intensieve kennismaking met Forbo

Om Petra goed kennis te laten maken met de organisatie, werd bij haar start een uitgebreid inwerkprogramma opgesteld. Dat programma duurde ongeveer vier maanden. “Daarin heeft zij alle systemen leren kennen die we hebben, de softwareprogramma’s en systemen, maar ook de cao’s, de medewerkers en de managers,” vertelt Toon. “Ze is overal langs geweest.”

Dat was nodig, want Forbo kent een complexe matrixorganisatie. Medewerkers kunnen zowel met functionele als hiërarchische verantwoordelijkheden te maken hebben.

Petra gebruikte haar eerste jaar eveneens bewust om de verschillende onderdelen van Forbo te leren kennen. “Ik ben dit eerste jaar vooral bezig geweest met het leren kennen van het bedrijf. Ik ga iedere week bij alle businessunits langs, oké, in Coevorden één keer per twee weken.”

Daarbij beperkt ze zich niet tot gesprekken met de directie. “Ik vind het belangrijk om daar te zijn en te kijken hoe het gaat. Om met de directeuren van de businessunits te praten, maar ook met het personeel op de vloer.”

De HR-organisatie verder professionaliseren

Naast het leren kennen van de organisatie begon Petra al snel met het ontwikkelen van nieuwe initiatieven. Eén daarvan is het verder professionaliseren van de HR-organisatie binnen de vier Nederlandse bedrijfsonderdelen. “Ze heeft een project gestart om die HR-organisatie verder te professionaliseren en heeft dat project Polaris genoemd,” vertelt Toon.

Een belangrijk onderdeel daarvan is het centraliseren van de HR-administratie. Die werkzaamheden zijn nu nog gedeeltelijk over de verschillende bedrijfsonderdelen verspreid. “De HR-administratie wordt gecentraliseerd in Assendelft,” legt Toon uit. “Daardoor kun je meer uniformiteit bieden. Ook kun je dingen wat beter regelen en uiteindelijk efficiënter vormgeven.”

Die ontwikkeling sluit aan bij Petra’s eigen ambitie. “Ik wil ervoor zorgen dat HR-processen binnen de vier businessunits in Nederland op een consistente en uniforme manier worden ingericht en uitgevoerd. Hoewel er al veel goed gaat, zie ik kansen om werkwijzen verder te harmoniseren, zodat we efficiënter kunnen werken en medewerkers overal dezelfde kwaliteit van dienstverlening ervaren.”

De RVU als gezamenlijk resultaat

Een belangrijk moment in Petra’s eerste jaar was het behouden van de Regeling Vervroegde Uittreding. “Forbo heeft in Nederland altijd de RVU gehad en die wilden we graag behouden,” vertelt Petra.

Petra moest daardoor niet alleen de Nederlandse belangen vertegenwoordigen, maar ook de stakeholders meenemen. “Als ik een idee heb, moet ik ook stakeholders in Zwitserland meenemen.”

Volgens Toon leverde Petra een grote bijdrage aan het onderhandelingsproces. “Ze heeft samen met mij een heel grote bijdrage geleverd en heel succesvol de nieuwe cao-onderhandelingen gevoerd, waarin ook een vroegpensioenregeling zat.” Voor Petra behoort het resultaat tot de hoogtepunten van haar eerste jaar. “Dat we die RVU erdoor hebben gekregen, is een moment waar ik trots op ben.”

Het vertrouwen in HR terugbrengen

Voor Toon ligt de grootste verandering niet alleen in de verbeterde processen of behaalde resultaten. Minstens zo belangrijk is het vertrouwen dat Petra binnen de Nederlandse organisatie heeft opgebouwd. Volgens hem was de relatie tussen HR en verschillende betrokkenen in de voorgaande periode onder druk komen te staan. Petra wist daarin een andere dynamiek te brengen. “Petra gaat het gesprek aan,” vertelt Toon. “Dus ik denk dat de relaties verbeterd zijn, zonder dat ze nou maar alles toegeeft.”

Dat laatste is volgens hem belangrijk. HR moet begripvol en menselijk zijn, maar tegelijkertijd grenzen kunnen stellen en de belangen van de organisatie bewaken. “Zij heeft het vertrouwen in HR teruggebracht,” zegt Toon. “Dat is best wel moeilijk. Dat kun je heel snel verliezen als er verkeerde dingen gebeuren.”

Petra weet volgens hem een goede balans te vinden tussen beide kanten van het vak. “Je bent niet ieders vriend of vriendin, maar dat doet zij wel heel goed met een balans tussen menselijkheid en zakelijkheid. Wij noemen dat hier: hard op de inhoud, zacht op de mens.”

Leren van ervaringen

Petra ontdekte in haar eerste jaar dat werkwijzen die bij eerdere werkgevers gebruikelijk waren, niet automatisch binnen Forbo passen. Dat merkte ze bijvoorbeeld bij het werken met budgetten. "Vanuit mijn eerdere ervaring was ik gewend om budgetten zelfstandig te alloceren en waar nodig op te schalen om projecten succesvol te realiseren. Toen ik deze werkwijze hier toepaste, bleek dat de organisatie andere richtlijnen en bevoegdheden hanteert ten aanzien van budgetbeheer”

Ook bij het aannemen van een HR-adviseur deed Petra een waardevolle, maar moeilijke ervaring op. “Dat is de eerste keer geweest dat ik iemand in de proefperiode heb laten gaan. Het paste gewoon niet en ik had het allemaal wat snel besloten. Ik had graag een HR Adviseur erbij gehad, maar het was toen niet het juiste moment en ik heb uiteindelijk een andere keuze gemaakt.”

Toon zag gedurende het jaar dat Petra zekerder werd in haar rol. “Zij ontplooit meer initiatief, is overtuigender van zichzelf en gaat ook af en toe tegen mij in, wat ook goed is.” Volgens hem is die ontwikkeling logisch. “In het begin kijkt iemand binnen een nieuwe organisatie eerst de kat uit de boom. Naarmate Petra Forbo beter leerde kennen, kwam ze nadrukkelijker voor haar eigen visie uit.”

Zaadjes planten voor de toekomst

Petra realiseert zich dat niet ieder initiatief direct tot een zichtbaar resultaat leidt. In haar eerste jaar heeft ze daarom ook bewust gewerkt aan ideeën die op een later moment verder kunnen worden ontwikkeld. “Ik heb in dit eerste jaar verschillende zaadjes geplant, waarbij de timing voor sommige nog niet werkt, maar bijvoorbeeld over een half jaar wel.”

Voor Toon is duidelijk dat Petra de afgelopen periode een stevige basis heeft gelegd. Ze heeft processen in beweging gebracht, relaties verbeterd en het vertrouwen in HR-weer teruggebracht.

Wanneer Petra haar eerste jaar in één zin samenvat, kiest ze voor een omschrijving die zowel de intensiteit als de waarde ervan weerspiegelt: “Een rollercoaster, maar vooral een interessant en leerzaam jaar.” Toon vat haar bijdrage vanuit zijn perspectief als volgt samen: “Een nieuwe HR-manager heeft nieuw vertrouwen en elan gebracht. Dus met vertrouwen naar de toekomst kijken.”

Namens Habilis bedanken wij Forbo, Toon en Petra voor het vertrouwen en de prettige samenwerking. We wensen hen veel succes met het verder professionaliseren van de HR-organisatie en het realiseren van de volgende stappen.